RuritanClubandDistrictOfficersHandbook
Ruritan Club and District Officers’ Handbook Table of Contents
Public Service Committee ������������������������������������ 27 Community Engagement Committee ������������������� 27 Environment Committee. ...................................... 27 Citizenship and Patriotism Committee.................. 27 Zone Officers Zone Governor...................................................... 28 Check List for Club Visitation�������������������������������� 29 District Officers District Governor................................................... 31 District Lt. Governor.............................................. 32 District Secretary................................................... 32 Assigned National Representative ����������������������� 32 Past District Governors......................................... 32 District Treasurer................................................... 33 District Youth Coordinator������������������������������������� 33 District Publicity and Public Relations Chair 33 District Foundation Chair ������������������������������������� 33 District Fundraising Chair ������������������������������������� 33 District Growth and Development Chair 34 Club Charter Meeting Agenda ������������������������������ 34 District LDC........................................................... 35 Club Officer Training. ............................................ 35 District Cabinet...................................................... 36 District Cabinet Meeting Procedure���������������������� 36 District Combined Cabinet Meeting ���������������������� 37 District Convention................................................ 38 District Officer Installation������������������������������������� 38 Club Visitation, by District Officers ����������������������� 39 District Finances. .................................................. 40 General Information Protocol for Visitors............................................... 40 Seating Arrangements. ......................................... 40 R-36, District Budget............................................. 41 R-35, District Financial Statement ������������������� 42-43 American Flag Etiquette........................................ 44 Parliamentary Procedure�������������������������������������� 45 Presenting a Motion.............................................. 45 Installing Club Officers..................................... 46-47 Initiation of a New Member����������������������������������� 47 Types of Ruritan Membership ����������������������������� 48 Value of Ruritan Membership ������������������������������� 49 Ruritan Forever Application ���������������������������������� 50 Invitation to Ruritan Membership��������������������� 51-52 Organizing a Ruritan Club ������������������������������������ 53 Organizational Agenda.......................................... 54 Club Charter Application��������������������������������������� 55 Club Charter Night Informaiton����������������������������� 56
Club Meeting Procedure......................... Inside Front Ruritan National Pledge.......................... Inside Front National Office Address. ......................... Inside Front Member Management System Introduction to MMS................................................. 5 Invoices on MMS. .................................................... 6 Training on MMS...................................................... 6 Project Hours on the MMS �������������������������������������� 7 Club Officer Information on the MMS ���������������������� 7 Frequently Asked Questions about the MMS 8-9 Introduction Organization Overview........................................... 10 Organizational Chart.............................................. 10 Ruritan History....................................................... 11 Ruritan Mission...................................................... 11 Objectives of Ruritan.............................................. 12 Club Officers Responsibilities of a Club President ���������������������� 13 Responsibilities of a Club Vice President 13 Responsibilities of a Club Secretary���������������������� 14 Responsibilities of a Club Treasurer���������������������� 14 Federal Income Tax Exemption ����������������������������� 14 Accessing Handbooks On-Line ����������������������������� 14 Responsibilities of a Club Director ������������������������ 15 Responsibilities Club Board of Directors 15 Club Board Meeting Agenda ��������������������������������� 15 Club Anniversaries................................................. 15 Appointed Club Officers����������������������������������������� 16 Club Sergeant-At-Arms.......................................... 16 Club Song Leader.................................................. 16 Club Reporter......................................................... 16 Club Chaplain. ....................................................... 16 Club Foundation Committee���������������������������������� 16 Yearly Schedule for Club Officers��������������������� 17-18 Reports by Club Officers ��������������������������������������� 18 Standing Committee, Fellowship ��������������������������� 19 Standing Committee, Program/Entertainment....... 19 Standing Committee, Membership Committee..... 20- 44 Recruiting New Members �������������������������������������� 23 Initiation of a New Member������������������������������������ 23 Prospective Member List ��������������������������������������� 24 Standing Committee, Objectives ��������������������������� 24 Standing Committee, Finance ������������������������������� 25 Standing Committee, Public Relations 26 Community Service Guides ����������������������������������� 27 Social Development Committee ���������������������������� 27
3
Revised 8/2021
Made with FlippingBook - professional solution for displaying marketing and sales documents online